Hvem er din Gatekeeper?

Har du nogen, en receptionist eller sekretær måske, der er ansvarlig for at besvare telefoner eller hilsen dine kunder ved døren? Hvis ja, er det vigtigt at forstå, at denne person er helt afgørende for succes i din virksomhed. Han/hun er den person, der taler på vegne af din virksomhed, når potentielle nye kunder ringer, når off-site partnere og leverandører har brug for hjælp, og når forudgående kunderne kommer tilbage med gentage forretning. I det væsentlige, taler denne person til dig. Har du tænkt på personlighed og karakter af det enkelte? Er du sikker på, at han/hun er en person, der nyder folk? Hvis du ikke har brugt meget tid på at tænke om dette før, bedes du læse på.

Markedsføring, bringe reklame og mund til mund værdifulde mennesker i vores virksomheder. Det hele tager tid, energi og nogle gange en hel del penge. I din egen virksomhed, jeg er sikker på du også gør dit bedste til at levere fremragende kundeservice, arbejder hårdt på dyrke og vedligeholde vigtige relationer, investere tid og penge til at holde med din branche nyeste teknologi, og udgifterne hårdt tjente aktiver for at markedsføre dit brand. Så hvorfor i verden vil du leje, eller værre, holde en reception person, der kan ødelægge alt på et øjeblik med deres gruff, utålmodig eller endda ligefrem uforskammet attitude?

Jeg har været til mere end én forretning hvor jeg elskede professionelt men hadede beskæftiger sig med front office. Jeg har set nogle receptionister act som de kører showet, udøver på måder jeg er sikker på at ejeren ikke er klar over. Andre blev tvunget til at fortælle mig om deres virkelig dårlig dag eller hvordan kommunikation opdelinger og mangel på forsyninger var normen rundt der. Værst var dem, der klagede over deres job og var villig til at udvide sig for at hjælpe mig på nogen måde. Jeg har set dem overalt, i sportshaller, læges kontorer og ja, selv i kommunikation virksomheder. Hvem ønsker at gøre forretninger med folk som det?

Måske din person er en meget effektiv og super detalje-orienteret form, der får tingene gjort, holder papirer gemt og indsamler på forfaldne fakturaer. Denne person er måske bossy og ordrer resten af teamet omkring rigtig godt, så meget så, måske har du endda forfremmet ham/hende til office manager. Hvad tænker du på??? Denne person vigtigste rolle beskæftiger sig med mennesker og udvikle relationer. Ligegyldigt hvor stor han/hun er på andre områder, hvis han/hun er ikke god med folk, han/hun hører hjemme ikke der.

Hvis vi er rigtig heldige, ligefremme kunde vil Lad os vide, når vi har en person som denne arbejder for os, eller bør jeg sige, “mod?” Lad os se det i øjnene. Mennesker-personer er ofte ikke så begavede på papir arbejde som den person, få tingene gjort. Så måske leje to mennesker er svaret. Ja det øger overhead og ja, det er besværligt ansættelse og uddannelse nogen nye, især når det er vigtigt at holde forretning går som sædvanlig. Men balance, mod den pris, du betaler for at holde en person om bord der drev forretning væk. I dagens konkurrenceprægede verden er det hårdt nok til at holde vores eksisterende kunder og slet ikke dem, der endnu ikke er blevet loyale over for vores forretning.

Så hvad skal vi gøre ved det? Den første ting at gøre er, lave en liste over de attributter, du ønsker denne person at have god tid før interviewet proces. Du kan også vælge for at bruge et profil værktøj af en slags, der vil hjælpe dig med at bestemme den sande natur af din kandidat. Der er mange tilgængelige; der er disken, Briggs-Meyers og en ny en, jeg var netop introduceret til kaldet PI, som står for intelligent indeks. Jeg har alle tre tilgængelige for mig og ville være glade for at henvise dig til de respektive forhandlere.

Hvis personen allerede er et armatur, tage sig tid til at omskole ham eller hende i kundeservice. Prøv at placere et spejl i receptionen som en påmindelse til at smile. Placere andre spejle på telefoner som dit salgspersonale og andet personale bruger opfordrer kunder. Har dit hold kommer med en tjekliste over aktioner at blive taget hver gang en ny person dukker op i din reception. Integrere undervisning med leg ved at designe sjovt spil for dit team, der fremmer deres dagsorden. Hvis du ikke har tid eller føler, at dette er din styrke, konsultere en facilitator eller coach til at give dig nogle retning og feedback.

Løbende uddannelse og læring er afgørende i dagens forretning. Enten sende dit teammedlemmer til seminarer eller bringe facilitatorer til at minde medarbejderne af prioriteterne i din virksomhed. Nogle gange er et kig på de “store billede” nyttig for os alle. Og høre disse former for beskeder fra en outsider kan undertiden være kraftigere end en redundant påmindelse fra inden for.

Det vigtigste er at huske dit mål. Er det at tjene mennesker, udvikle stærke relationer med dem og få dem nyder at gøre forretninger med dig eller er det at straffe den klient, der er fem minutter for sent, taler nedladende og få de papirer, der er gemt på bekostning af tilfredsstille kunden? Husk, at offentligheden har masser af valg om, hvem der skal give deres forretning til. Hvis du ikke ønsker at være jeres?

~ HANDLING

Leje klogt, træne godt og designe sjove måder at arbejde som et team. Hvis du ikke har tid til dette eller er usikker på dine evner i dette område… ansætte en træner.

Husk: Du er velkommen til at sende denne e-brev, så længe du sende det i det hele.

Copyright 2006 h signaler alle rettigheder forbeholdes.

Hansen S. kanon, ACC

hSignals personlige & Business Coach

Coach, forfatter, taler & Facillitator

PH: (702) 656-3225

Celle (702) 218-0037

www.Signalscoach.com

signalscoach@MSN.com

“Leve livet fuldt engageret!”

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.